By
·
2 minute read
Pandemien ga kjempeboost i innkjøp av hjemmebasert kontorutstyr, pad’er og forskjellige typer software. Hos noen virksomheter var det nærmest en kjøpefest, men – og kanskje naturlig – uten helhetlig planlegging og behovsvurdering. Men hva skjedde med informasjonsdeling på hjemmekontor?
Dagen 12 mars 2020 – en dag de fleste vil huske spesielt godt. Men kanskje av forskjellige grunner. Den generelle frykten – hva skjer nå, er vel den aller mest utbredte. Alle samfunnslag hadde sin form for frykt. Noen fikk kjenne det direkte på at de ikke lenger hadde en jobb de kunne gå til, ei heller utføre. For andre ble det en belastende kombinasjon av hjemmeskole og hjemmejobbing.
Samtidig startet ekspress arbeidet med å gjøre det mulig for veldig mange yrkesgrupper å sitte hjemme å utføre arbeidet de tidligere gjorde på kontor. Det var det nærmeste noen gang kjeder som Elkjøp bokstaveligtalt fikk oppleve «løp og kjøp».
Skjermer, kontorstoler, headset, Ipad’er og andre enheter ble innkjøpt, og det var relativt fri tilgang til slike kjøp hos mange virksomheter.
Så skulle man begynne å utføre jobben. De helt vanlige tingene som mail, CRM eller ERP systemer var nok relativt greit å få tilgang til. Fler og fler løsninger brukt i en virksomhet er blitt skybaserte, og derfor også enklere tilgjengelig utenfor kontoret.
Derimot var det fortsatt mye man enda ikke hadde tilgang til. Informasjon på tvers av virksomheten, og informasjon som ikke var tilknyttet de bestemme siloer ble mer utfordrende å nå. Tilgangsnivåer var også en utfordring. Hvem skulle ha tilgang til hva? Dette behøver i seg selv ikke være en sperre for å få utført jobben sin, men for beslutningsgrunnlaget sin del, ble det smalere.
Mange virksomheter prioriterer ikke slik tenkning. Man tenker fortsatt utfra silo prinsippet, og systemtilganger. De som vant dette løpet var virksomheter med en helhetlig informasjonsforvaltning.
Tenke helhetlig
God informasjonsforvaltning handler ikke bare om; arkivering, lagringsmedier og systemtilganger. Helhetlig informasjonsforvaltning handler om å sikre at informasjonen nødvendig for et bredt beslutningsgrunnlag er tilgjengelig uansett hvor du måtte jobbe fra.
Mange virksomheter ble tvunget til å tenke annerledes etter hvert som medarbeidere begynte å mase om tilgang til mer. It avdelinger var en hardt belastet avdeling igjennom korona.
Hva bør virksomheter gjøre nå som ting har roet seg, og det igjen er tid til å tenke først og utføre etterpå. Her er noen fine punkter å starte med:
• Utarbeid en strategi for en god datadreven plattform, hvor informasjonen er i fokus og ikke system
• Prioriter flere informasjonskilder enn silo baserte løsninger
• Gjør informasjon på tvers enkelt tilgjengelig ved mulighet for raskt søk, oppslag og kategorisering
• Tenk arbeidsprosesser og ikke medarbeider hierarki når tilgang til informasjon tilgjengeliggjøres
• Ikke la dette bli et IT prosjekt, men et forretningsprosjekt
En virksomhet med en god strategi rundt informasjonsforvaltning lar ansatte komme og gå uten nedetid og lønnsomhetssvikt. Kunnskapen og beslutningsgrunnlag er alltid tilgjengelig for alle – hele tiden – hvorsomhelst.
Artikkelen ble først publisert for Informasjonspilotene.