Ett framgångsrikt GDPR-arbete börjar alltid med att du får kontroll över de personuppgifter som verksamheten hanterar. Vet du var de lagras? Och vet du var du ska börja leta när någon begär att få veta vilka uppgifter ni har om personen? För att leva upp till den nya sekretesslagen GDPR måste du ha kontroll på data. Det kan vi hjälpa dig med.
ayfie är specialiserade på sökteknik och har utvecklat ett av marknadens bästa verktyg för internetsökning för företag. Vi ser till att du får full överblick över den data som ni lagrat och på så sätt kan följa GDPR.
Det här är utmaningen
Många tror att det är en enkel uppgift att ta reda på var informationen ligger eftersom man har program, filsystem och databaser där allt lagras. Det stämmer till viss del eftersom den här typen av strukturerad data oftast inte är något problem.
Men utmaningen är i stället all ostrukturerad data som också finns men ligger mer dold. Gartner uppskattar att det gäller 80 procent av all data och omfattar bilder, ljudfiler, dokument, pdf:er, kalkylark osv. Du vet kanske var den finns men det är svårare att se vad den innehåller. Med den nya sekretesslagen måste du på kort tid kunna kartlägga vilka uppgifter du sitter på för privatpersoner. Utan översikt över ostrukturerade data blir det en omöjlig uppgift.
Så här hjälper vi dig
Med vår lösning får du kontroll över all data – både strukturerad och ostrukturerad, oavsett i vilka system den ligger. Indexeringsverktyget ayfie Supervisor indexerar alla datakällor och analyserar den information som finns där. För dig blir det enkelt att i realtid ta fram just de uppgifter du behöver.
Med verktyget kan du:
- Se var persondata ligger lagrad Informationen ligger spridd i olika system och det är svårt att få översikt och hantera uppgifterna en och en. När man kartlägger hur en verksamhet lagrar data kommer det fram en hel räcka av system utöver de förväntade servrarna och databaserna: Office 365, CRM-system, HR-system, ekonomisystem, kommunikationsplattformar som intranät, dokumentsystem, Slack för att bara nämna några. Genom indexeringen får du koll på alla datakällor och en exakt och bra sökmotor på köpet. Du ser var informationen ligger och vem som har tillgång till vad.
- Uppfylla rätten att veta Den nya lagen kräver att man inom trettio dagar på förfrågan måste uppge vilka uppgifter om en person som man har lagrat och varför. Den uppgiften blir enkel med ett indexeringsverktyg.
- Arbeta med dataportabilitet Alla har rätt att få en fullständig översikt över over den information som ett företag lagrar om en själv. Den ska levereras i ett vanligt förekommande filformat inom en månad. Uppgifterna ska också gå att överföra från ett företag till ett annat. Med ViaInsight kan du både ta fram data, flytta och på ett säkert sätt radera det som inte längre behövs.
- Hantera säkerhetstillbud Om det inträffar ett säkerhetstillbud som påverkar personuppgifter har ni 72 timmar på er att skicka en avvikelseanmälan om den till datainspektionen. De ska ha information om vad som skett, vilka uppgifter som påverkats och möjliga konsekvenser. Om det påverkar sekretessen för någon ska ni skicka den personen en varning. Med hjälp av vår teknik ser ni snabbt vilka uppgifter som kommit på avvägar och skapar på så vis en bra grund för att skicka en fullständig rapport till datainspektionen i god tid. Ni kan också snabbt se vilka personer som berörs så att det blir enkelt att ge dem information om vad som inträffat.
Undrar du vad som är nästa steg mot målet att uppfylla den nya sekretesslagen? Ladda ned vår kom-i-gång-checklista för GDPR.
