Hvordan Husbanken kartla sin digitale arbeidsdag for optimalisering

Å si at dagens arbeidsdag er teknologisk avhengig, er kanskje klisjé, men en sannhet: i snitt bruker vi nordmenn et stort antall ulike systemer og programmer daglig, for å utføre en «vanlig kontorjobb». Teknologisk innsikt og erfaring blir stadig viktigere for arbeidstakere. Samtidig har den fremvoksende hybride arbeidsdagen medført at det er enda flere systemer som skal mestres. Data florerer som aldri før, og mye går tapt i en bortglemt mappe, eller som ustrukturert data på tvers av IT systemene. Her er sjansene store for å gå glipp av verdifull kunnskap for virksomheter.

Da oppstår et behov for å sørge for at data ivaretas internt, og det på en sånn måte at det kan skape kunnskap for flere. For å gjøre dette, må man kartlegge informasjonsbehov, og se på prosesser for søk i, og gjenfinning av, data. Ofte kan dette føre til at man avdekker store utfordringer knyttet til et system man trodde var velfungerende og alle brukerne var fornøyde med.

Hver dag kastes det ufrivillig bort unødvendig tid i store mengder, og ved å forbedre dette kan Ayfie bidra til høyere effektivitet for våre kunder. Ayfie bryr seg om hvordan, hvor fort, og hvor du finner og bruker din data. Derfor lagde vi en undersøkelse for å bistå virksomheter med å oppdage potensiale for forbedringer i interne prosesser knyttet til søk, funn og gjenbruk av data.

Om Husbanken

Husbanken er en norsk statlig etat underlagt Kommunal- og distriktsdepartementet som arbeider med saksbehandling, arkivering og rapportlaging. De ønsket å finne ut hvor skoen trykket i sine ansattes prosesser i forbindelse med søk, funn og prosessering av data.

Sammen med oss i Ayfie tok de fatt på en kartlegging av sin digitale arbeidsdag i form av både møter med et utvalg ansatte, samt en større undersøkelse for alle ansatte. Undersøkelsen skulle kartlegge ansattes opplevelse av hvor enkelt det er å finne informasjon i Husbanken.

Metode

For å kartlegge sin digitale arbeidsdag og eventuelle forbedringspotensiale, utførte Husbanken en intern undersøkelse blant ansatte ved alle kontor i juni 2022. Kunnskapskontoret, økonomi, lån og fellestjeneste var alle representert. Totalt deltok 156 stykker i undersøkelsen. Deltakerne ble også delt inn i ulike kategorier for ansettelsestid: ansatte med erfaring under tre år, og en for de med over tre års ansettelse.

Det ble kartlagt behov fra ulike roller og for ulike programmer, i hvilken grad de søker og finner informasjon, og hvordan denne prosessen oppleves. Husbankens ansatte forholder seg til mange applikasjoner; i tillegg til de mest brukte som var listet opp, ble det av respondentene nevnt 38 unike applikasjoner som benyttes i arbeidshverdagen. Flere av disse er spisset mot svært spesifikke oppgaver og brukes av et fåtall av personer. Noen av applikasjonene som ble undersøkt, var Teams, ePhorte, Confluence, SharePoint og deres intranett «Husnettet».

Formålet var å avdekke hvor utfordringene opptrer hyppigst, og om riktige bruksområder for å teste teknologi var valgt.

Hovedfunn

Funnene viste at søkefunksjonalitet i de enkeltstående applikasjonene som brukes, ikke dekket de ansattes behov. Undersøkelsen avdekket et behov for bedre søkemuligheter generelt, og at det var krevende å finne igjen saksbehandlingsregler og rutinebeskrivelser.

Det kom frem at ansatte har behov for hjelpemidler som lar de kartlegge eksisterende kunnskap og setter de i stand til å tilgjengeliggjøre funn på tvers av organisasjonen. Det manglet også gode oversikter over ansatte og hvilke oppgaver/ansvarsområder hver enkelt ansatt har.

Videre viste undersøkelsen at ansatte som har jobbet i Husbanken over tre år anså gjenfinning av informasjon i ulike applikasjoner som vanskeligere enn de som hadde jobbet der kortere enn tre år.

En felles utfordring som går igjen på tvers av organisasjonen illustreres godt av følgende utsagn:

«Men det vanskeligste av alt, er å finne ut i HVILKET system informasjon finnes! Det er veldig ofte at jeg må gjenta søk i flere systemer før jeg finner riktig system.»

-Ansatt i Husbanken 

Resultat

Undersøkelsen viste Husbanken hvilke utfordringer som fantes internt knyttet til informasjonsbehov, og prosesser for søk i, og gjenfinning av, data. Med denne kunnskapen kan de skape endringer som resulterer i bedre arbeidsflyt, mindre frustrasjon og enklere saks- og arkivbehandling. Behovet for et bedre søk i, og klassifisering av, data, kan løses, når man vet hvor skoen trykker. På denne måten kan Husbanken optimalisere sin digitale hverdag, og støtte de ansattes prosesser på en effektiv og optimal måte.

Lurer du på hvordan din virksomhet kan forbedre sine digitale prosesser?

Dersom deres virksomhet ønsker å kartlegge deres digitale hverdag, kan dere laste ned  brukerundersøkelsen, helt gratis. Det er bare å kontakte oss ved spørsmål eller for en uforpliktende prat om både gjennomføring av undersøkelsen og om hva dere kan gjøre med resultatene. 

Kort om Ayfie

Ayfie er et norsk software selskap. Vi leverer løsninger for å raskt gjenfinne og tilgjengeliggjøre data, uavhengig av formatet og hvor det ligger lagret.

Ayfie ❤️ data. Vi bryr oss om hvordan og hvor raskt våre kunder finner sine data.