By
·
3 minute read
Å effektivisere deling av data internt i en bedrift, handler om mer enn å bare gjøre det enkelt å finne tilbake til ulike dokumenter. Det handler også om å skape en plattform for å samarbeide om dataen man har tilgang til, og å skape rom for å fremme innovasjon. Dette er noe av det mest oversette potensialet for mange bedrifter i dag, og det finnes mye å vinne for de bedriftene som tar tak i utfordringen.
Tilgang til interne data har aldri vært viktigere i arbeidslivet, hvor det meste skjer digitalt - og raskt. Den eksponensielle veksten gjør at behovet ikke forsvinner med det første; den totale mengden data i verden har allerede blitt fordoblet fra 33 zettabytes i 2018 til 74 zettabytes i 2021. Dette forventes å nå en mengde på 175 zettabytes innen 2025. For å sette det i perspektiv: én zettabyte alene tilsvarer tusen milliarder gigabytes (Forbes, 2018).
Deling av data er nøkkelen til suksess.
I tillegg er 80 % av dette såkalt ustrukturert data (CIO.com, 2019). Dette er data som er vanskelig å utnytte hvis man ikke har oversikt over den. Det ligger mye kunnskap i dokumentene som en bedrift besitter, og har man ikke effektive løsninger for å finne å hente ut denne, vil det gå med mye tid på å strukturere før man har oversikt.
Dette betyr at det finnes store muligheter for vekst for bedrifter ved å håndtere bedriftens data på en smartest mulig måte. Her er fire fordeler ved å tilgjengeliggjøre data internt i bedriften:
1. Tette kunnskapshull
I lys av pandemien, når bedrifter har mistet ansatte og redusert ressurser grunnet økonomiske utfordringer, har også mye informasjon gått tapt. Tilgangen til dokumenter og data har forsvunnet ut døra med gamle ansatte, og har etterlatt seg store kunnskapshull.
For ikke å nevne at når mye data er lagret i en enkelt silo, altså i et datalagringssystem som er lukket, skaper det stans i kunnskapskjeden. Søkemotorer i dataens eget system finner ikke alle e-poster, og dokumenter fra flere ulike interne lagringsplasser samtidig.
Søkemotoren klarer ikke kombinere alle dokumenter på tvers av for eksempel Slack, Dropbox og Excel, samt andre interne dokumentlagrende programmer som bedrifter bruker. Søkesystemet inkludert i datamaskinen klarer heller ikke avlese interne filer i ulike formater, som CAD eller PDF. Et effektivt software for deling og tilgang til data, frigjør dermed enorme mengder kunnskap.
2. Spare ressurser
En god plattform for datadeling rommer ikke bare å gi tilgang på tvers av siloer. Den sparer også tid, penger og ressurser. Tiden det tar å søke etter, (gjen-)skape, samt sende dokumenter på tvers av bedriften, er verdifull tid bedrifter betaler dyrt for. Man kan derfor over tid spare store summer for bedriften ved å investere i et program for å håndtere dokumenter og dele data.
Ledere kan fordele ansatte ved et prosjekt på en formålstjenelig måte når de har et software som kutter store mengder administrativt arbeid. Slike plattformer støtter også at data kan omgjøres til kunnskap av teamet direkte i plattformen, nok en tidsbesparende funksjon.
3. Beskytte sensitiv informasjon
For ikke å nevne compliance og audit: hvordan kan man best beskytte sensitive data? Mange bedrifter har tilgang til enorme mengder personopplysninger som for eksempel fødeslsdato, telefonnummer, kredittkortinformasjon, og så videre. Hva gjør bedriften dersom en kunde etterspør all lagret informasjon om vedkommende? Hvordan oppdager og forebygger bedrifter hvitvasking av penger, eller andre lovbrudd?
Første steg er å ha lett tilgang til dataene man besitter, og hvor de befinner seg i filsystemene, for hvordan kan man ellers beskytte data man ikke vet at man har? Der mange bedrifter tidligere har utført disse prosessene manuelt, kan med et god programvare automatisere og forenkle denne prosessen betydelig.
4. Fremme innovasjon
Å samle tilgangen til alt av bedriftens data, reduserer ikke bare tidsbruk, kostnader og kunnskapshull, det skaper også en «hive-mind»: en tilstand hvor tanker, ideer og meninger fra en gruppe individer transenderer summen av den enkelte, og fungerer som én større og selvstående «hjerne». Når en avdeling kan dele kunnskap internt eller på tvers med en annen avdeling, kan nye løsninger komme til syne, og dermed bidra til å skape grunnlaget for innovasjon.
Ledende bedrifter har for lengst investert i løsninger for rask tilgang til data på tvers av siloer, og resultatene snakker for seg når man ser hva de sparer av ressurser og frustrasjon, og hva de vinner i god kundeoppfølging.
Det har aldri vært viktigere å ivareta kunnskap digitalt, i arenaene som fortsetter å utvikle seg i fremtiden. Derfor er deling av data nøkkelen til suksess.
