Ikke permitter informasjonen når kollegaene forsvinner

 

Det har vært et brutalt år i en rekke norske virksomheter. Hardest rammet er de som mistet jobben eller ble permittert, men det skaper også et informasjonsvakuum for de som står igjen og skal gjøre jobben. Sammen med kollegaene som ble borte, forsvinner nemlig også viktig informasjon ut døren, dersom den interne informasjonsstrukturen i virksomheten ikke er på plass. Løsningene er her. Tett informasjonsvakuumet og gjør dataene tilgjengelige.

- Enten det er permanent eller midlertidig, sitter det igjen kollegaer som skal forvalte og utnytte den informasjonen virksomheten besitter. Legg til "den ukjente faktoren" hjemmekontor i ligningen, og du har et potensielt informasjonshull som er vanskelig å fylle. Mange har for alvor kjent på hva det innebærer å kunne jobbe digitalt og sømløst det siste året. Større digital fleksibilitet øker behovet for at virksomhetens digitale hjerne henger med på utviklingen, sier Lasse Ruud, VP Marketing & Communication i Ayfie Group.

I mange av permitterings- og oppsigelsesprosessene har det heller aldri vært god nok tid til å overlevere den mest kritiske informasjonen eller overbringe sentrale instrukser. 

- Det gjør at selskapets informasjonsløsninger og strukturer settes på prøve - slik vi har sett i andre sammenhenger - ikke minst det siste året. Det skjer med jevne og ujevne mellomrom, eksempelvis som for noen år siden med GDPR-implementeringen eller under finanskrisen. Det handler om å omstille, sier Lasse Ruud i Ayfie, og tillegger:

– De fleste virksomheter har fortsatt ikke en tilfredsstillende løsning for raskt å kunne gjenfinne den svært verdifulle kunnskapen og informasjonen som ligger igjen etter ansatte som forsvinner. En sak er at hjernekraften i en virksomhet, som representeres av medarbeidernes kompetanse og erfaring, muligens forsvinner. Raske og store omstillinger - slik vi har opplevd det siste året - kan bidra til det. Nettopp derfor er det kritisk å sikre dataene gis et nytt og forlenget liv for hele virksomheten. For å lykkes må det investeres i virksomhetshjernen. Det vil tette gapet og styrke konkurransekraften.

Som oftest krever det mye tid å gjenfinne eller gjenskape informasjon som mangler.

- Men selv om personen forsvinner, etterlater medarbeideren seg alltid viktig informasjon forskjellige steder i systemene. I de systemene hvor informasjonen er strukturert som i et ERP-system eller tilsvarende løsninger, går det som regel greit å gjenfinne informasjonen uavhengig av person. Men når det gjelder ustrukturert informasjon - som data i alle mulige dokumenter eller ulike datakilder som befinner seg i ulike databaser og filområder - er det mye mer utfordrende. Det er også gjerne her den mest verdifull og forretningskritiske informasjon finnes. Dette er dataene som virksomheten ikke vil miste sammen med medarbeiderne som forsvinner ut.

Wall Street

- «The most valuable commodity I know of is information», sa Gordon Gekko i Wall Street for 34 år siden. Dette er fortsatt et sitat som kan stå uironisk på veggene i kreative ballrom over hele verden, selv om det meg bekjent ikke ble skrevet inn verken "GDPR", "ERP-systemer" eller "ustrukturert informasjon" i manuset for oppfølgeren som kom i 2010. Likevel bruker du i snitt 20 prosent av tiden din til å lete etter informasjon i virksomheten. Tenk på hva dette betyr i tapt arbeidstid og ikke minst kostnader. Dette er beregnet til å være en kostnad på så mye som 100 000 kroner pr ansatt i året.

I følge Lasse Ruud kan kostnaden estimeres til omtrent den samme for hver tapte kollega. Spørsmålet er dermed; hvor mye data har din virksomhet mistet i det siste? 

– Det eksisterer i dag en rekke løsninger - som på en enkel og effektiv måte - gjør det mulig å gjenfinne og utnytte informasjonen som dine tidligere kolleger har skapt, eller det kan hjelpe deg med å finne egne data som du vet at finnes, men ikke klarer å gjenfinne på tvers av systemer og databaser. Likevel er det bedring å spore i norske virksomheter, sier Lasse Ruud i Ayfie og fastslår at GDPR-prosessene bidro til dette.

Har du vært igjennom en lete- eller redningsaksjon etter at en kollega forsvant med kritisk informasjon er rådet følgende: Dette kommer til å skje igjen, dersom du ikke tar tak i problemet før neste "bump in the road".

- Ayfie har løsningene. Vi hjelper deg å forene verdien og dataene på tvers av hjernekraften og virksomhetshjernen. Det kan være lønnsomt, avslutter Lasse Ruud.

 

 

Contact us

Back to Blog

Related Articles

Måtte rope ulv-ulv likevel

Innlegget ble publisert i Finansavisen 29. januar, 2018

AI som konkurransefortrinn for advokatbransjen

Advokatbransjen er i transformasjon og bruken av ny teknologi endrer hvordan advokater arbeider,...

Hva advokater bør vite om kunstig intelligens

Kunstig intelligens (AI) vil endre advokaters arbeidsformer. Du bør vite når du skal bruke det, og...